Guardar documentos nem sempre é uma tarefa fácil, já que exige sobretudo, organização detalhada e senso de importância, já que perdê-los pode trazer graves consequências.
Geralmente é através deles que podemos resgatar parte da história da empresas e até mesmo das pessoas.
Por isso, todo o cuidado é pouco na manutenção e guarda de documentos que, na maioria das vezes, não tem valor aos olhos de um leigo, mas, analisados sobre o ponto de vista jurídico ou histórico tem valor inestimável.
O pior é que grande parte das vezes só nos damos conta do valor de um documento quando dele precisamos para comprovar devidamente determinados fatos.
É comum as pessoas terem dificuldade em localizar documentos no momento em que mais precisam, e o mais comum, é quando você recebe uma cobrança de conta, que certamente, você já quitou e não consegue localizar o comprovante de pagamento.
Portanto, tenha especial cuidado na guarda, arquivamento e manuseio das contas pagas, evite o pagamento em duplicidade, com multas e juros.
Analise antes de guardar:
Antigos folhetos de viagens;Jornais antigos, mais de uma semana;Cartão de Natal antigos;Receitas de cozinha que você nunca vai experimentar;Catálogos que não usa mais;Encarte de jornais e revistas;Orçamentos que não vai utilizar.
Ao pagar as contas VIA INTERNET, os bancos tem a opção de salvar em PDF, é um excelente caminho para eliminar a duplicidade de informações.
Crie as categorias em pastas eletrônicas e arquive as contas pagas.
Organize suas informações em categorias mais amplas possíveis, como no exemplo a seguir:
Documentação Escolar
Documentação Financeira
Documentação Empregados
Documentação Imóveis
Documentação Médica
Documentação Pessoal
Documentação Profissional
Documentação Veículos
Lembre-se, que cada documento tem um prazo legal de guarda e, pode ser exigido a qualquer momento, portanto, crie o hábito de organizar seus documentos diariamente.
(Administradores.com)
